Saiba por que automatizar os processos de RH da sua empresa é uma ótima estratégia

Você sabe me dizer se a sua empresa investe na modernização de processos de RH? Se a resposta for não, é preciso rever os motivos para ainda não ter dado um passo adiante. Isso porque a área deixou de ser burocrática para ser estratégica.

Afinal, a transformação digital que tanto tem se falado deve ser iniciado pelo time de recursos humanos. E nada mais justo que ela seja o exemplo a ser seguido quando o assunto é otimizar ações e diminuir custos.

Pensando nisso, a automação de processos de RH estão ganhando cada vez mais espaço dentro das organizações. Com a chegada da covid-19, muitas empresas adotaram o home office, fazendo com que a migração para o online se tornasse questão de sobrevivência.

Um recente estudo da Deloitte mostra que 56% dos líderes de RH estão redesenhando seus processos para aproveitar ferramentas digitais. Isso significa deixar o tradicional e apostar no novo.

Mas, apesar dessa necessidade de digitalização ter se intensificado recentemente, é fato que a automação nos processos de RH já vem sendo adotada há algum tempo. Isso porque muitas atividades do dia a dia que são exclusivamente repetitivas, foram sendo substituídas.

Assim, graças à adoção de soluções tecnológicas como os chatbots e a Inteligência Artificial, as equipes puderam ganhar mais tempo e dar foco no que realmente é necessário. Tornando-as, muitas vezes, sinônimo de excelência.

A fim de que esse assunto fique ainda mais claro, neste artigo vamos abordar os seguintes tópicos:

• O que é automação de processos
• Por que automatizar os processos de RH
• Quais atividades podem ser automatizadas
• Como automatizar os processos de RH

Afinal, o que é automação de processos?

Em suma a automação de processos se refere ao uso de soluções tecnológicas para tornar a gestão empresarial mais eficaz. Por meio da tecnologia processos e atividades que antes precisavam ser realizadas manualmente, passam a ser feitas automaticamente.

Dessa maneira, o processamento de dados e informações se tornam mais ágeis. O que, além de facilitar o dia a dia de diversas equipes, dão oportunidade para a empresa se dedicar a outras tarefas mais complexas.

Com auxílio de softwares e outras tecnologias como os chatbots, as empresas passaram a eliminar gastos desnecessários, acelerar o tempo de execução de atividades, tomar decisões mais assertivas, entre outros.

Por que automatizar os processos de RH?

Por meio da automação dos processos de RH, a equipe conseguirá se atentar a trabalhos mais estratégicos. Também terão a oportunidade de analisar dados que auxiliarão em decisões mais assertivas.

Por outro lado, os colaboradores também sentirão os benefícios de uma equipe de RH ágil. Dentre as diversas vantagens, estão:

• Redução de custos
• Aumento da produtividade
• Agilidade nas respostas
• Interatividade na comunicação
• Desburocratização de processos
• Maior disponibilidade
• Gerenciamento de dados

São diversas atividades que podem ser executadas de forma automática. Nós vamos falar delas logo adiante e você notará o quanto sua equipe tem a ganhar com isso.

Quais processos de RH podem ser automatizados?

Como comentamos, todas as atividades que são repetitivas, podem se tornar, automáticas. Com a ajuda de chatbots, por exemplo, você tem um assistente virtual 24 horas por dia, 7 dias na semana. 

Assim, ele desenvolve um alto volume de trabalho em um curto espaço de tempo. O que, mais uma vez, torna as atividades mais focadas no que realmente é estratégico.

Recrutamento e seleção

Um dos processos bastante burocráticos para os times de RH é o recrutamento e seleção de candidatos. Afinal, é preciso uma comunicação tanto com o departamento que está contratando quanto com aos que buscam pela vaga.

Com um fluxo de atividades definido, é possível contratar softwares que possibilitam encontrar o perfil que está buscando, contactar e até fazer uma triagem inicial pela internet. Dessa maneira, todo o processo fica mais rápido e as informações compatíveis com o que estava buscando.

Além disso, é possível também enviar feedbacks automáticos depois de um contato ou uma entrevista. Tudo isso, sem precisar de um humano! Vale aqui sempre lembrar que é preciso pensar em como tornar essas interações mais próximas e personalizadas.

Onboarding online

O onboarding é o termo usado como referência à integração de uma novo colaborador na empresa. O principal objetivo é fazer com que o recém-chegado se familiarize com à cultura e o modelo de negócios.

Por meio de novos canais digitais como, por exemplo, o WhatsApp, muitas empresas estão automatizando essa etapa. Assim, com a ajuda de chatbots é possível enviar vídeos, fazer apresentações e responder dúvidas de maneira automática.

Comunicação interna

Uma das frentes que ganha bastante com a automação é a comunicação interna. Neste artigo falamos das vantagens que um chatbot oferece tanto para o time de RH, quanto para os colaboradores.

Mas em resumo, com a adoção de aplicativos de mensagens ou outros canais digitais, é possível criar um canal de via de mão dupla com os times internos. Com a ajuda de gatilhos pré-estabelecidos e um menu fixo, os colaboradores podem fazer o autoatendimento.

Diversas empresas estão usando o WhatsApp para se aproximar ainda mais dos funcionários e criar uma interação real com cada funcionários. É o caso da Coca-Cola Andina, Volvo e Natura, por exemplo.

Folha de pagamento 

Um outro processo  que exige bastante do time de RH é a folha de pagamento e sua distribuição. Porém, diversas empresas já estão solucionando essa demanda com a automação.

Além de ganhar tempo, tornar esse processo automático minimiza a chance de erros como taxas, impostos que podem ser mais frequentes quando realizados manualmente.

 Por isso, a adoção de softwares e outras soluções de tecnologia contribuem para os cálculos exatos, conforme a legislação trabalhista.

Treinamento online

Uma frente interessante que pode ser facilmente automatizada são os treinamentos realizados periodicamente. Com a ajuda de plataformas de aprendizado é possível oferecer aulas gravadas e um chat online para interação com bots.

Assim, é possível que os colaboradores realizem esses treinamentos onde estiverem e quando puderem. Diminuindo o gasto de deslocamento, por exemplo, e dando mais comodidade ao participante.

Além disso, com a disponibilidade de um canal de conversas, a participação tende a ser mais interessante e rica. Com fluxos organizados, é possível esclarecer as principais dúvidas sem auxílio de um humano.

FAQ

Como comentamos acima, contar com um menu onde a pessoa possa acessar informações quando e onde quiser é uma vantagem muito interessante da automação. Isso porque,  por meio de chatbots, as respostas são estabelecidas pelos gatilhos configurados – assim não é preciso recorrer sempre ao time de RH.

Mas, caso a questão seja muito complexa, por meio de uma plataforma de relacionamento digital,  as respostas são dadas de forma rápida e organizada. Dessa maneira, todos os canais digitais do seu RH – Webchat, email, WhatsApp – ficam concentrados em um só lugar com todo o histórico das interações.

Como automatizar os processos de RH?

Não existe uma fórmula exata, mas o primeiro passo é levantar todas as atividades que seu time desenvolve e verificar quais delas são repetitivas e demandam tempo demais.

Após essa análise, é preciso planejamento, definição de metas e integração da equipes que vão precisar ser envolvidas. Dessa maneira, você terá uma visão clara de como é seu cenário hoje e quais são os resultados a serem atingidos.

Para isso, é preciso desenvolver indicadores de produtividade e um cronograma para avaliações constantes. Com isso em mãos, a próxima etapa é a busca por soluções tecnológicas que melhor se encaixe nas suas necessidade e tenham um bom custo-benefício.

Agora que ficou mais claro como a automação de processos de RH pode beneficiar seu time, é importante começar a procurar saber mais sobre isso.

Aqui na New Way, temos diversas empresas que utilizam o Mktzap,  nossa plataforma de atendimento digital, para agilizar essas e outras atividades. 

Para se aprofundar mais nesse assunto, te convidamos a assistir nossa Webinar gratuito sobre transformação digital em RH. Com ele você descobrirá como diversas empresas estão transformando os processos de gestão de pessoas.