Mensagem automática no WhatsApp Business: como colocar?

Antes de tudo saiba que o WhatsApp é um dos aplicativos mais usados no Brasil. Segundo o site Statista, mais de 96% dos brasileiros usam a ferramenta todos os dias para se comunicar, trocar mensagens e fechar negócio.

Por isso, é importante que a empresa esteja pronta para absorver toda essa procura. Saiba o que é e como usar a mensagem automática do WhatsApp Business e atenda todos os clientes com praticidade e velocidade.

O que é o WhatsApp Business?

Inicialmente é importante saber que o WhatsApp Business é a versão profissional do WhatsApp, que funciona como um perfil comercial. Esse aplicativo é gratuito e foi pensado para facilitar o dia a dia, em especial na parte de atendimento das empresas.

Além disso, uma das vantagens é o uso de ferramentas para a interação com os clientes que classifica e responde as mensagens de forma automática.

Ademais, o app exibe as informações básicas da empresa como endereço, número dos telefones fixos, e-mail e site, e disponibiliza etiquetas para organizar as conversas com os clientes. Para deixar a adaptação ainda mais fácil, a interface dos aplicativos é a mesma da versão tradicional. Basta baixar o app e começar a usá-lo. 

Por que colocar mensagem automática no WhatsApp Business?

De antemão essa pergunta pode ser respondida com os dados da pesquisa da Opinion Box que aponta que 76% dos brasileiros já utilizaram o WhatsApp para falar com uma empresa, seja para tirar dúvidas ou para comprar o produto. Ou seja, tem muita gente usando o aplicativo e é preciso estar pronto para atendê-los.

Assim, se há um grande volume de contatos chegando no WhatsApp da sua empresa, colocar as mensagens automáticas pode ser a solução, pois ajuda a reduzir o tempo de espera, melhorando a gestão dos contatos e interações. 

Como colocar mensagem automática no WhatsApp Business?

Ao perceber como esse recurso é útil para o dia a dia da empresa, confira como utilizar as mensagens automáticas no WhatsApp Business. Veja o passo a passo abaixo:

• Na tela inicial do WhatsApp Business, clique nos “três pontos” no canto superior direito e, em seguida, acesse “Configurações”;
• Na página seguinte, selecione “Ferramentas comerciais”;
• Vão aparecer duas opções: “Mensagem de saudação” e “Mensagem de ausência”.

Mensagem de saudação

Para configurar a mensagem de saudação, basta selecionar “Enviar mensagem de saudação”. Em seguida, defina a mensagem e decida quem vai receber em “Destinatários”, e clique em “Salvar” para finalizar.

Mensagem de ausência

Para fazer a configuração, selecione “Enviar mensagem de ausência”. Agora, defina a mensagem e clique em “Ok”.

Em seguida escolha se a mensagem deve ser enviada sempre que a função estiver ativa ou em um horário pré-definido por você. Para finalizar, selecione quem deve receber a mensagem em “Destinatários” e clique em “Salvar”.

5 exemplos de mensagens automáticas no WhatsApp Business

Primeiramente, é necessário esclarecer que para criar mensagens automáticas, o ideal é que elas chamem a atenção dos clientes, com criatividade e objetividade. Para facilitar o processo, confira algumas sugestões que elaboramos com frases prontas para você adaptar.

Mensagem automática de saudação para WhatsApp Business

Para essa mensagem, o ideal é que você se apresente e mostre que está disponível para solucionar os problemas do cliente.

Por exemplo:

“Oi, como vai?

Muito obrigado por entrar em contato com a [Nome da empresa].

Como podemos ajudar?”

Mensagem de ausência para WhatsApp Business

Como o WhatsApp costuma gerar um senso de urgência e imediatismo nas pessoas, muitos clientes querem uma resposta imediata.

Por isso, essa mensagem precisa trazer a informação dos horários e avisar que, em breve, a dúvida será respondida.

Exemplo:

“Oi, muito obrigado por entrar em contato.

No momento, não estamos disponíveis. O nosso horário de atendimento é de segunda a sexta, das 9h às 18h.

Envie sua solicitação abaixo e, assim que possível, retornaremos o seu contato.”

Mensagem automática para agendamentos

No caso de empresas que prestam serviços, consultórios médicos, dentistas, entre outros, esse tipo de mensagem é essencial. Para esse lembrete, insira todas as informações que ele deve saber para o dia do encontro.

Assim, para o uso do WhatsApp Business o seu negócio consegue automatizar uma mensagem mais genérica como:

“Bom dia, gostaríamos de confirmar a sua consulta amanhã com o [nome do profissional]. Você confirma sua presença?”.

Entretanto, ao utilizar o WhatsApp Business API as possibilidades de personalização são bem detalhadas, como você pode conferir no exemplo abaixo:

“Bom dia, gostaríamos de confirmar a sua consulta no dia [inserir data], às [inserir horário] com o [nome do profissional]. Você confirma sua presença?”.

Mensagem automática de apresentação 

Esse tipo de mensagem pode ser utilizado por algum integrante da sua equipe de atendimento. Nesse caso, é preciso deixar claro que o contato é feito com uma pessoa e seguir com o procedimento.

Por exemplo:

“Oi, eu me chamo João.

Sou analista de atendimento da [Nome da empresa].

Estou aqui para fazer o seu atendimento.

Para iniciarmos, você pode me dizer seu nome e como eu posso te ajudar.”

Mensagem automática de apresentação para chatbot

Agora, é uma mensagem para um chatbot, o seu atendente virtual. É preciso deixar claro que o cliente está falando com um robô e utilizar essa primeira etapa para filtrar a conversa, até a hora de um atendimento humano.

Exemplo:

“Oi, eu me chamo [nome do chatbot].

Sou o assistente virtual da [Nome da empresa].

Estou aqui para fazer o seu atendimento.

Mas, antes de começarmos, me fale seu nome e como eu posso te ajudar”.

O uso de chatbots no WhatsApp Business

Desde já uma das formas de melhorar ainda mais o trabalho do SAC é com o uso de chatbots, um software que gerencia a conversa entre robôs e pessoas. Muitas vezes, com uma boa ferramenta e configuração, o chatbot pode simular perfeitamente os diálogos, sendo que muitos clientes nem percebem que estão falando com a máquina, já que são conversas humanizadas e fluidas.

Nesse sentido, como já contamos ao longo do texto que o WhatsApp é um canal muito utilizado pelos clientes, essa ferramenta pode desafogar no horário de pico ou quando há uma grande procura e os seus atendentes estão todos ocupados. Dessa forma, ao usar o WhatsApp Business você terá uma ferramenta ainda mais completa para o seu dia a dia.

Dessa forma, para esse tipo de situação, a New Way oferece o Mktzap, uma solução digital que permite integrar em um mesmo painel diversos canais digitais como Instagram, WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram, E-mail, SMS e WebChat.

Em síntese é possível unificar o atendimento ao cliente em um mesmo painel, o que facilita o trabalho da sua equipe, gerando mais agilidade durante esta etapa com o cliente do seu cliente.

Confira nossa página de planos e veja qual deles se enquadra na sua necessidade. Em seguida, agende um bate-papo com a nossa equipe de especialistas e comece a atender os seus clientes com mais velocidade e praticidade com as mensagens automáticas no WhatsApp Business.