Chatbot para eventos: como usar e organizar seu atendimento

Quem trabalha com organização de eventos sabe o impacto que um bom atendimento ao público tem. E os chatbots para eventos são um super destaque quando o assunto é otimizar esse fluxo de atendimento e melhorar a experiência do público.

Afinal, muitas dúvidas surgem do público nesse momento: “Como chegar ao local do evento?”, “Tem estacionamento no espaço?”, “Quem serão os palestrantes?”, “Onde posso encontrar determinado estande?”. E de nada adianta uma proposta de evento incrível se o suporte àquele evento não for prestativo, fluído e eficiente.

No universo digital, eventos têm se tornado uma estratégia cada vez mais comum para atrair públicos, gerar demanda, trazer awareness de marca e prospectar clientes ativamente. É o cenário perfeito para causar um impacto e impressionar.

No entanto, organizar eventos nem sempre é fácil, e existem muitas ferramentas e serviços que podem trabalhar ao seu favor quando o assunto é realizar um evento de sucesso. O uso de chatbots para eventos, por exemplo, é um diferencial estratégico. Ele pode aumentar vendas e melhorar rapidamente a impressão do público diante de determinada marca. 

Se interessou? Então confira a seguir como um chatbot para eventos pode te ajudar, quais seus benefícios e, ainda, como criar um personalizado para cada ocasião. Vamos lá?

Antes de tudo, o que é um chatbot?

Chatbot é um termo em inglês que significa a união de outras duas palavras: chat = bate papo + bot = diminutivo de robô. Sendo assim, chatbot simboliza um robô que reproduz conversas automatizadas via chats.

Um chatbot utiliza Inteligência Artificial para organizar de forma fluída conversas com clientes reais em plataformas digitais. Dessa forma, atendendo-os de maneira mais ágil, organizando informações relevantes sobre os consumidores e facilitando o trabalho do time de atendimento ao cliente.

E chatbots podem ser multiplataformas e existir em diversos canais de atendimento, como WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram, Instagram, SMS e diversos aplicativos nativos para dispositivos iOS ou Android.

Chatbots podem ser personalizados para responder de forma engajada, interagir em momentos específicos, responder em diversas línguas, redirecionar para atendimento humano especializado, e muito mais.

Como funciona um chatbot para eventos?

Pensado para melhorar, agilizar e facilitar a experiência do público de um evento, o chatbot para eventos consegue oferecer diversas personalizações de mensagens para promover uma conversação fluida com aqueles que procuram por assistência ou informações.

De forma prática, ele pode ajudar nas etapas de divulgação do evento, de venda de ingressos, atendimento a dúvidas frequentes e até pode gerar tickets e direcionar clientes específicos para atendimento humano especializado.

Pode ser interessante traçar um fluxo de conversas e mensagens no chatbot conforme o andamento do evento for evoluindo, atendendo assim a uma agenda sob demanda. Por exemplo, durante as inscrições do evento, vale automatizar notificações e mensagens relevantes, como “Começaram as vendas do 2º lote” ou “As inscrições se encerram amanhã”. 

No dia do evento, vale reforçar informações básicas como o endereço, o horário de funcionamento do estacionamento, documentos necessários para credenciar participantes. E o pós evento também é importante, já que podem ser coletados feedbacks e avaliações gerais sobre o evento. Uma mensagem automática redirecionando o cliente para um formulário de avaliação, por exemplo, já pode atender muito bem.

Além disso tudo, uma ferramenta de chatbot para eventos bem configurada para as suas necessidades consegue medir o engajamento do público com as mensagens, assim como interação, sentimentalização e muito mais.

Percebeu como um chatbot para eventos pode ser um grande facilitador de todo esse processo? Automatizar também é facilitar, agilizar e otimizar resultados.

Quais os benefícios de usar um chatbot para eventos?

Existem várias vantagens relacionadas ao uso de chatbots para eventos, e explicamos algumas a seguir.

Presença em múltiplos canais

Organizar eventos já não é uma tarefa fácil, já imaginou então manter um time disposto 24 horas por dia em múltiplos canais de atendimento para atender a todas possíveis demandas do público do evento?

Por isso mesmo, optar por soluções facilitadoras como um chatbot para eventos é essencial para quem quer otimizar experiências, agilizar soluções e reduzir custos e esforços. Uma ferramenta de chatbot pode estar programada para atuar em diversas plataformas e ainda integrar todas as informações em um só painel.

Interações rápidas e personalização

O bot pode ser instruído a responder de forma ágil perguntas recorrentes, tais quais “Como faço a inscrição?” ou “Qual será o horário de determinada atração do evento?”. E é possível personalizar essas respostas de forma interativa, ou seja, dá para ser em formato de mensagem de texto, vídeo, áudio ou até incluir links e imagens. 

Réplicas automatizadas fornecem uma assistência quase instantânea aos participantes de um evento, satisfazendo suas necessidades e atendendo suas dúvidas de forma ágil. Rapidez, em alguns casos, é essencial aos clientes. Muitas questões podem ter respostas ou soluções imediatas, e automatizar esse processo torna o fluxo de atendimento bastante satisfatório.

Automatização de tarefas e logísticas

É possível automatizar o fluxo básico de um evento e, assim, reduzir esforços logísticos drasticamente. Por exemplo, através de um chatbot para eventos, é possível traçar o seguinte fluxo entre clientes:

• Divulgação;
• Coleta de dados básicos para cadastro;
• Venda de ingressos;
• Informação de status de pagamento;
• Confirmação do ingresso do cliente;
• Pré-credenciamento;
• Informações gerais sobre o evento (endereço, horário, cronograma, informações extras);
• Emissão de certificados.

Redução de custos e esforços com o time de atendimento 

Um chatbot para eventos é uma tecnologia que garante um atendimento simultâneo de múltiplos clientes com pouca ou nenhuma interação humana, evitando assim um tempo de espera considerável para os clientes terem o retorno de suas dúvidas e também reduzindo custos e esforços do time de atendimento ao cliente.

Como criar um chatbot para eventos?

Na hora de optar por uma tecnologia de chatbot para eventos, busque por ferramentas especializadas em chatbots, comunicação multicanais e automatização de fluxos através de Inteligência Artificial. E isso o Mktzap, da New Way, faz pelo seu evento.

Solução digital que pode ajudar seu evento a vender mais e gerar mais impacto positivo entre os participantes, o Mktzap é uma tecnologia que integra diversos canais de atendimento em um só painel (incluindo Instagram, WhatsApp, Facebook, Telegram, E-mail, SMS e Chat em sites) e organiza também todas as informações dos clientes em um só canal. 

Para quem busca praticidade, eficiência e personalização, vai adorar saber que com o Mktzap é possível pré-programar conversas e automatizar mensagens que fluxos humanizados, se personalizando e se aperfeiçoando conforme o diálogo entre o robô e o participante evoluem. Incrível, não é mesmo?

Faça do seu evento um sucesso. Agende um bate-papo com a gente e descubra como essa ferramenta pode transformar experiências!

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