Saiba por que automatizar os processos de RH da sua empresa é uma ótima estratégia

Você sabe me dizer se a sua empresa investe na modernização de processos de RH? Se a resposta for não, é preciso rever os motivos para ainda não ter dado um passo adiante. Isso porque a área deixou de ser burocrática para ser estratégica.

Afinal, a transformação digital que tanto tem se falado deve ser iniciado pelo time de recursos humanos. E nada mais justo que ela seja o exemplo a ser seguido quando o assunto é otimizar ações e diminuir custos.

Pensando nisso, a automação de processos de RH estão ganhando cada vez mais espaço dentro das organizações. Com a chegada da covid-19, muitas empresas adotaram o home office, fazendo com que a migração para o online se tornasse questão de sobrevivência.

Um recente estudo da Deloitte mostra que 56% dos líderes de RH estão redesenhando seus processos para aproveitar ferramentas digitais. Isso significa deixar o tradicional e apostar no novo.

Mas, apesar dessa necessidade de digitalização ter se intensificado recentemente, é fato que a automação nos processos de RH já vem sendo adotada há algum tempo. Isso porque muitas atividades do dia a dia que são exclusivamente repetitivas, foram sendo substituídas.

Assim, graças à adoção de soluções tecnológicas como os chatbots e a Inteligência Artificial, as equipes puderam ganhar mais tempo e dar foco no que realmente é necessário. Tornando-as, muitas vezes, sinônimo de excelência.

A fim de que esse assunto fique ainda mais claro, neste artigo vamos abordar os seguintes tópicos:

O que é automação de processos
Por que automatizar os processos de RH
Quais atividades podem ser automatizadas
Como automatizar os processos de RH

Afinal, o que é automação de processos?

Em suma a automação de processos se refere ao uso de soluções tecnológicas para tornar a gestão empresarial mais eficaz. Por meio da tecnologia processos e atividades que antes precisavam ser realizadas manualmente, passam a ser feitas automaticamente.

Dessa maneira, o processamento de dados e informações se tornam mais ágeis. O que, além de facilitar o dia a dia de diversas equipes, dão oportunidade para a empresa se dedicar a outras tarefas mais complexas.

Com auxílio de softwares e outras tecnologias como os chatbots, as empresas passaram a eliminar gastos desnecessários, acelerar o tempo de execução de atividades, tomar decisões mais assertivas, entre outros.

Por que automatizar os processos de RH?

Por meio da automação dos processos de RH, a equipe conseguirá se atentar a trabalhos mais estratégicos. Também terão a oportunidade de analisar dados que auxiliarão em decisões mais assertivas.

Por outro lado, os colaboradores também sentirão os benefícios de uma equipe de RH ágil. Dentre as diversas vantagens, estão:

Redução de custos
Aumento da produtividade
Agilidade nas respostas
Interatividade na comunicação
Desburocratização de processos
Maior disponibilidade
Gerenciamento de dados

São diversas atividades que podem ser executadas de forma automática. Nós vamos falar delas logo adiante e você notará o quanto sua equipe tem a ganhar com isso.

Quais processos de RH podem ser automatizados?

Como comentamos, todas as atividades que são repetitivas, podem se tornar, automáticas. Com a ajuda de chatbots, por exemplo, você tem um assistente virtual 24 horas por dia, 7 dias na semana.

Assim, ele desenvolve um alto volume de trabalho em um curto espaço de tempo. O que, mais uma vez, torna as atividades mais focadas no que realmente é estratégico.

Recrutamento e seleção

Um dos processos bastante burocráticos para os times de RH é o recrutamento e seleção de candidatos. Afinal, é preciso uma comunicação tanto com o departamento que está contratando quanto com aos que buscam pela vaga.

Com um fluxo de atividades definido, é possível contratar softwares que possibilitam encontrar o perfil que está buscando, contactar e até fazer uma triagem inicial pela internet. Dessa maneira, todo o processo fica mais rápido e as informações compatíveis com o que estava buscando.

Além disso, é possível também enviar feedbacks automáticos depois de um contato ou uma entrevista. Tudo isso, sem precisar de um humano! Vale aqui sempre lembrar que é preciso pensar em como tornar essas interações mais próximas e personalizadas.

Onboarding online

O onboarding é o termo usado como referência à integração de uma novo colaborador na empresa. O principal objetivo é fazer com que o recém-chegado se familiarize com à cultura e o modelo de negócios.

Por meio de novos canais digitais como, por exemplo, o WhatsApp, muitas empresas estão automatizando essa etapa. Assim, com a ajuda de chatbots é possível enviar vídeos, fazer apresentações e responder dúvidas de maneira automática.

Comunicação interna

Uma das frentes que ganha bastante com a automação é a comunicação interna. Neste artigo falamos das vantagens que um chatbot oferece tanto para o time de RH, quanto para os colaboradores.

Mas em resumo, com a adoção de aplicativos de mensagens ou outros canais digitais, é possível criar um canal de via de mão dupla com os times internos. Com a ajuda de gatilhos pré-estabelecidos e um menu fixo, os colaboradores podem fazer o autoatendimento.

Diversas empresas estão usando o WhatsApp para se aproximar ainda mais dos funcionários e criar uma interação real com cada funcionários. É o caso da Coca-Cola Andina, Volvo e Natura, por exemplo.

Folha de pagamento

Um outro processo que exige bastante do time de RH é a folha de pagamento e sua distribuição. Porém, diversas empresas já estão solucionando essa demanda com a automação.

Além de ganhar tempo, tornar esse processo automático minimiza a chance de erros como taxas, impostos que podem ser mais frequentes quando realizados manualmente.

Por isso, a adoção de softwares e outras soluções de tecnologia contribuem para os cálculos exatos, conforme a legislação trabalhista.

Treinamento online

Uma frente interessante que pode ser facilmente automatizada são os treinamentos realizados periodicamente. Com a ajuda de plataformas de aprendizado é possível oferecer aulas gravadas e um chat online para interação com bots.

Assim, é possível que os colaboradores realizem esses treinamentos onde estiverem e quando puderem. Diminuindo o gasto de deslocamento, por exemplo, e dando mais comodidade ao participante.

Além disso, com a disponibilidade de um canal de conversas, a participação tende a ser mais interessante e rica. Com fluxos organizados, é possível esclarecer as principais dúvidas sem auxílio de um humano.

FAQ

Como comentamos acima, contar com um menu onde a pessoa possa acessar informações quando e onde quiser é uma vantagem muito interessante da automação. Isso porque, por meio de chatbots, as respostas são estabelecidas pelos gatilhos configurados – assim não é preciso recorrer sempre ao time de RH.

Mas, caso a questão seja muito complexa, por meio de uma plataforma de relacionamento digital, as respostas são dadas de forma rápida e organizada. Dessa maneira, todos os canais digitais do seu RH – Webchat, email, WhatsApp – ficam concentrados em um só lugar com todo o histórico das interações.

Como automatizar os processos de RH?

Não existe uma fórmula exata, mas o primeiro passo é levantar todas as atividades que seu time desenvolve e verificar quais delas são repetitivas e demandam tempo demais.

Após essa análise, é preciso planejamento, definição de metas e integração da equipes que vão precisar ser envolvidas. Dessa maneira, você terá uma visão clara de como é seu cenário hoje e quais são os resultados a serem atingidos.

Para isso, é preciso desenvolver indicadores de produtividade e um cronograma para avaliações constantes. Com isso em mãos, a próxima etapa é a busca por soluções tecnológicas que melhor se encaixe nas suas necessidade e tenham um bom custo-benefício.

Agora que ficou mais claro como a automação de processos de RH pode beneficiar seu time, é importante começar a procurar saber mais sobre isso.

Aqui na New Way, temos diversas empresas que utilizam o Mktzap, nossa plataforma de atendimento digital, para agilizar essas e outras atividades.

Para se aprofundar mais nesse assunto, te convidamos a assistir nossa Webinar gratuito sobre transformação digital em RH. Com ele você descobrirá como diversas empresas estão transformando os processos de gestão de pessoas.